Privatlivspolitik for Fonden Sol og Strand ved Margit og Kjeld

1. Introduktion og anvendelsesområde

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Fonden Sol og Strand ved Margit og Kjeld (“Fonden”, “vi”, “os”, “vores”) behandler personoplysninger.

Politikken gælder for dig, der opretter en brugerprofil i ansøgningssystemet, indsender en ansøgning om støtte, modtager vores nyhedsbrev, deltager i spørgeskemaer eller på anden måde kommunikerer med Fonden.

Formålet er at give dig et klart overblik over, hvilke oplysninger vi indsamler, til hvilke formål, hvilket retsgrundlag vi anvender, hvem vi eventuelt deler oplysninger med, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har.

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Dataansvarlig:

Fonden Sol og Strand ved Margit og Kjeld
CVR-nr.: 40 47 58 69
Ilsigvej 21
9492 Blokhus
E-mail: fondsadministrator@fondensologstrand.dk

Fonden er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger og sikrer, at oplysninger behandles lovligt, sikkert og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR).

3. Behandling af personoplysninger i forbindelse med oprettelse af brugerprofil

Oplysninger vi indsamler

Når du opretter en brugerprofil i fondens ansøgningssystem for at kunne ansøge om tilskud, indsamler og registrerer vi følgende oplysninger:

Virksomhedsoplysninger:

• Organisation/virksomhed
• CVR-nummer
• P-nummer
• Afdeling (hvis relevant)
• Adresse, postnummer, by og land

Kontaktpersonoplysninger:

• Fornavn og efternavn
• Titel
• E-mailadresse
• Telefonnummer

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen er at oprette og administrere brugerprofiler, muliggøre indsendelse af ansøgninger og sikre korrekt kommunikation mellem Fonden og ansøger.

Retsgrundlag:

• Oprettelse og vedligeholdelse af profil baseres på dit samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a)
• Administration og drift af systemet baseres på legitime interesser (GDPR art. 6, stk. 1, litra f)

Opbevaring

Profiler slettes automatisk efter 2 års inaktivitet. Du kan til enhver tid slette din profil manuelt.

4. Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgninger

Når du udfylder og indsender en ansøgning om støtte, behandler Fonden de oplysninger, du angiver i ansøgningsskemaet.

Oplysninger vi indsamler

Generelle oplysninger:

• Organisationstype
• Tidligere støtte
• Projektets titel, kort beskrivelse og vedhæftede filer
• Uddybende projektbeskrivelse
• Projektets tidsplan og dokumentation

Økonomi og udbetaling:

• Ansøgt beløb
• Samlet budget og egenfinansiering
• Uploadede budgetfiler
• Oplysning om støtte fra andre fonde
• Bankoplysninger (reg.nr. og kontonr.)
• Oplysning om udbetaling via NemKonto

Formål og retsgrundlag

Formål:

• At behandle og vurdere ansøgningen
• Kommunikere med ansøger
• Udbetale midler
• Dokumentere bevillinger
• Opfylde regnskabsmæssige og lovpligtige forpligtelser

Retsgrundlag:

• Artikel 6, stk. 1, litra f – legitime interesser (behandling af ansøgninger og administration af bevillinger)
• Artikel 6, stk. 1, litra c – retlig forpligtelse (bogføring og skattemæssige forpligtelser)
• Artikel 6, stk. 1, litra b – gennemførelse af en aftale (ved bevilling)

Vigtigt: Fonden indsamler ikke CPR-numre.

5. Samtykkeerklæring

Ved oprettelse af brugerprofil og indsendelse af ansøgning giver du samtykke til følgende:

Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved kontakt til: fondsadministrator@fondensologstrand.dk

6. Nyhedsbreve

Ved tilmelding til vores nyhedsbrev registreres din e-mailadresse og eventuelt navn. Udsendelser håndteres via Agillic.

Formål: At sende nyheder, information og invitationer til arrangementer.

Retsgrundlag: Samtykke jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a.

Opbevaring: Din e-mailadresse opbevares, indtil du framelder dig nyhedsbrevet. Du kan til enhver tid framelde dig via linket i bunden af hver nyhedsmail.

7. Spørgeskemaer og evalueringer

Fonden udsender spørgeskemaer via AG Analytics for at indsamle erfaringer og dokumentation fra støttemodtagere.

Formål: At forbedre fondens aktiviteter, dokumentere effekten af støtten og opfylde rapporteringskrav.

Retsgrundlag: Legitime interesser jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaring: Svar på spørgeskemaer opbevares i 5 år efter projektafslutning og anonymiseres herefter.

8. Modtagere og databehandlere

Vi deler kun oplysninger med tekniske leverandører, der understøtter vores systemer. Alle leverandører fungerer som databehandlere og behandler kun oplysninger på vores vegne og i henhold til vores instrukser.

Vores databehandlere omfatter:

• Amazon Web Services (AWS) – hosting og teknisk drift
• Agillic A/S – nyhedsbrev og kommunikation
• Typeform S.L. – formulardata og spørgeskemaer
• AG Analytics – spørgeskemaer og evalueringer
• Cookie Information A/S – håndtering af cookiebanner og samtykker

Alle databehandlere er underlagt databehandleraftaler, der sikrer, at de opfylder de samme databeskyttelseskrav som os.

Dataoverførsler til tredjelande

Nogle af vores leverandører (f.eks. Amazon Web Services) kan overføre data til USA eller andre lande uden for EU/EØS. Disse overførsler er sikret gennem EU-Kommissionens standardkontraktklausuler eller certificering under EU-US Data Privacy Framework.

9. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger ikke længere end nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen:

• Ansøgninger: Opbevares i 5 år efter projektafslutning for at opfylde regnskabsmæssige og lovpligtige krav
• Brugerprofiler: Slettes efter 2 års inaktivitet
• Spørgeskemaer: Slettes eller anonymiseres efter 5 år
• Nyhedsbrev: E-mailadresser slettes ved framelding
• Kommunikation: E-mails og korrespondance opbevares i op til 5 år

10. Dine rettigheder

Ifølge databeskyttelsesforordningen har du følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: Du har ret til at få oplysning om, hvilke oplysninger vi behandler om dig
• Ret til rettelse: Du har ret til at få rettet unøjagtige oplysninger
• Ret til sletning: Du har under visse betingelser ret til at få slettet dine oplysninger
• Ret til begrænsning: Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger
• Ret til dataportabilitet: Du har ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
• Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser
• Ret til at trække samtykke tilbage: Du har til enhver tid ret til at trække et givet samtykke tilbage

For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os på fondsadministrator@fondensologstrand.dk. Vi vil behandle din anmodning inden for 30 dage.

11. Datasikkerhed

Fonden beskytter dine oplysninger gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

• Kryptering af data under transmission (SSL/TLS)
• Adgangskontrol og authentication
• Regelmæssige sikkerhedsopdateringer
• Databackup og genopretningsprocedurer
• Medarbejderundervisning i databeskyttelse

12. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 18 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Website: www.datatilsynet.dk

13. Databrud

Ved mistanke om databrud følger Fonden proceduren i GDPR art. 33 og anmelder bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer. Hvis bruddet medfører en høj risiko for de registreredes rettigheder og friheder, informerer vi også de berørte personer.

14. Behandlingsfortegnelse

Fonden fører fortegnelse over behandlingsaktiviteter i henhold til GDPR art. 30. Fortegnelsen indeholder oplysninger om formål, kategorier af registrerede, modtagere, opbevaringstider og tekniske/organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

15. Opdateringer af privatlivspolitikken

Denne privatlivspolitik opdateres løbende for at afspejle ændringer i vores behandlingsaktiviteter eller lovgivningen. Den nyeste version vil altid være tilgængeligt på vores hjemmeside.

Væsentlige ændringer vil blive kommunikeret til berørte personer, hvor det er muligt og relevant.

Senest opdateret: 14. november 2025